同窓会ホームページを作成（又は維持管理）する時のポイントについて、HP発注者及び受注者双方が各々の立場で、理解しておくべきポイントについて持論を展開＆説明させて頂きたいと思います。
同窓会のホームページ作成を受注した場合、発注者側と各種調整をしながら作業を進めるのですが、ホームページの各種機能やメール機能の運用コンセプトの理解をしてもらうのに、かなり苦労した経験がありました。
製作者である私自身が同窓会関係者という立場で制作に携わったケースもあったので、同窓会という組織の運営や組織構成等を内側から見ることができました。これにより、ホームページ作成及び作成後の維持管理態勢提案をする上で参考となることを知ることができました。
同窓会全てに該当する内容ではありませんが、同窓会ホームページを作成する場合の留意事項の一般論として、参考にして頂ければと思います。
- ほとんどの同窓会活動は、有志ボランティアメンバーの献身的な努力で成り立っている。
- ボランティア組織であるが故に、上意下達的な強制的（半強制的な）組織体系が整備されにくく、業務分担、意志決定フローが不明確な傾向が見られる。
- ホームページ作成コンセプトの調整時に、受注側の対応者や意思決定者がはっきりしないため、また受注者側の方針決定（制作コンセプト合意）に時間がかかる。
- ホームページ実運用時にも、「誰が、何を、どのように担当するのか？」を明確化しておく必要があり、業務処理手順の標準化が必要である。（同窓会組織運用上にも必要）
- 効率的な業務処理フローが確立すると同時に、運用目的や個々の担当業務の達成感等を共有することにより、個々のモチベーションを高く維持することが必要である。
- ホームページ運用や各種メール活用法に関する一般的な知識が低い傾向がある。
- 作成時の各種調整の前に、まず最初に、基本的な関連知識のブリーフィングから実施する必要がある。（それでも中々理解が得られないことが多い。）
- ホームページ完成後、お知らせ記事の新規作成・掲載、メール環境維持管理等を担当するサイト管理者の養成が必要である。管理要員を団体側で準備できない場合には、受注者側に依頼することになり、それなりの費用がかかる。
- 郵送やFAX、電話等の連絡手段に依存している。高齢者会員対応のため致し方ない面もあるが、メール、LineやFacebook等ＳＮＳSの機能を併用しながら、連絡通信手段の効率化を図る必要がある。
- 当該組織にとって真に役に立つホームページを制作しようと思えば、その制作（運用）目的を理解する必要がある。そのためには、同窓会という組織の運用目的や、今後の運営方針（ホームページや各種メール機能を活用、維持管理も含めた）等の将来構想まで踏み込んで検討した上での提案がベストである。
前述のような内容を参考にして、ホームページ制作開始時に、発注する同窓会側、受注する作成側の双方がしっりと理解した上で、相互に合意しておく３つのポイントについて説明します。
- 同窓会（組織）の運用目的は何か？を理解する。
- ＨＰ開設によって実現可能なことを理解する。
- ＨＰ新規作成・維持管理業務の概要と予算感を理解する。
これらの個々について詳細に述べていきます。
同窓会（組織）の運用目的は何か？
組織の特徴（特異性）
同窓会という組織は、対象によって、小学校、中学校、高校、大学とか、クラス、学校全体等いろいろなものが存在し、組織規模が大きくなればなるほど、管理対象人数も増え、本部・支部等組織編成も複雑化してきます。
最も大きな特徴として、労働の対価として給料が支払われない「ボランティア」によって運営されていることです。多額の会費や寄付によって運営されている大学等の大規模な同窓会組織は別として、ほとんどの同窓会組織が有志によるボランティア組織だと言えます。
だからこそ、同窓会を運営するに当たっては、しっかりとした組織編成と、業務の効率化が必要とされています。
しっかりとした組織というのは、どのような組織でしょうか？特にボランティアによる組織において要求される重要なポイントは次の4点だと思います。
- 業務の所掌分担の明確化
- 作業負荷の平準化
- 意思決定者の明確化
- 情報の共有化
ここでの詳細な説明は省きますが、常識の範疇で考えれば理解できると思います。が、ホームページに関する説明ですので、新規記事を掲載する場合を例にとり説明してみます。
「同窓会長（会員A＆Bが同行）が東京支部の総会に参加した活動実績」をホームページに掲載する場合の作業フローについて考えてみましょう。
関係者は、会長、幹事長、同行した会員AorB、HP担当者の4名となります。
前提条件としては、
- HPに掲載する項目が予め標準化されている。
- HP掲載決定権者が明確化されている。
- 原稿作成様式が標準化されている。
- 記事内容によってはHP担当者専決作業が可能である。
では次に、「同窓会（組織として）目的は何か？」について考えてみましょう。
同窓会（組織）の目的
一般的な同窓会の目的としては、
- 同窓会員に対するサービスの提供
- 母校に対する各種支援 等
が挙げられると思います。
同窓会員に対するサービスの提供
同窓会員に対するサービスの提供について列挙してみます。
- 総会（＆懇親会）開催準備及び運営
- 同窓会員が知りたいと思う情報の提供
- 会員同士の相互交流の場の提供
総会（＆懇親会）の開催準備及び運営
一般的な同窓会のメインイベントは、年１回定期的に開催する総会＆懇親会の開催と言えます。
この総会＆懇親会の開催のための具体的な業務内容は次のとおりです。
- 準備委員会の設置、定期的な開催、実施計画の策定
- 会場の選定、食事・お酒の提供、イベントの計画
- 総会等案内準備作業
- 案内手段の検討
- 住所録、連絡網の整備等
- 案内の発出・集計等
- 総会等開催当日の運営
これらの各業務を効率的に推進するため、ホームページや各種メール機能の活用法について簡単に紹介しますね！
- 準備委員会メンバーへの連絡、相互意見交換にメーリングリストを活用
- 各種データの情報共有にクラウド共有エリアを活用
- 同窓会員への総会開催案内告知にホームページ掲載やメールマガジンを活用
- 参加の可否集計にWordPressアンケートフォームを活用
活用法（下線部）の詳細については後ほど詳述します。
同窓会員が知りたいと思う情報の提供
とは言っても、
同窓会員が知りたいと思う情報にはどのようなものがあるのかな？
私なりに考えた「同窓生が知りたい情報」について説明しますね！
母校や故郷の近況
母校を卒業後、日々の生活や仕事に追われる生活の中で、ふと望郷の念を覚える時があります。
例えば、多感な青春時代を過ごした、「母校や故郷がどうなっているのかな？」とか、「同期の◯◯君や▢▢さんは今頃どうしてるのかな？会いたいなぁ！」と思うときがありますよね。仕事や家庭環境が一段落した５０代以降、頻繁に感じるような気がします。
特に、還暦以降になると、仕事を退職し時間的な余裕もでき、また、社会との接触が少なくなったり、故郷に残した両親のこともあり、故郷に帰り、母校や母校所在地に赴く機会も増えてくる気がします。（個人的な感想ですが）
同窓生の近況
高校等母校を卒業し、進学や就職で故郷を離れた後は、新しい生活環境の中で生活することになります。
特に親しかった親友的同窓生とは、頻繁にやり取りして親交が継続されていきますが、それほでもない同窓生とは次第に疎遠になりがちになり、顔や名前も忘れてしまうこともあり得ます。
しかし、今思い返せば、良く会っていた同窓の友人と、他の同窓生の話が出ていたことを思い出されました。仕事が忙しかったこともありますが、同窓生に会いたいと思ったことがあるのに、何故会わなかったのか？会えなかったのか？理由は定かではありませんが、幾度となくそう感じたことは間違いなく事実です。
そう感じた時に、次の一歩を踏み出すようなきっかけがあれば、もっと若い時から同窓生間の交流ができたのでは？と思えます。
年１回の総会（＆懇親会）開催案内が来る程度だもんな？
そんなきっかけなんてなかったな？
ですよね！今のままでは無理ですよね。
同窓生自身がそう思った時に行動に移せるような環境を提供するサービスが必要です。
「ホームページ」って便利な機能があるじゃないですか！
同窓会ホームページが一般公開されていることで、次に述べることが可能になります。
- 思い立ったら直ぐにコンタクトできる「同窓会ホームページ」が一般公開されている。
- 代表メールアドレスや問合せフォームで同窓会へ問い合わせることが可能である。
- 居住場所近傍の同窓会イベント（総会＆懇親会、集会等）の情報が得られる。
- 同窓生が知りたいと思う情報が公開されている。
- 同窓会活動予定/実績
- 母校の近況：学校行事、新たな取り組み、クラブ活動等
- 故郷の近況：祭り、市民活動、町興しイベント等
- 巷のお得情報：飲食店等店舗情報、特産品通販情報（同窓生関連）
- 同窓生の活動状況：社会貢献、ボランティア活動、他顕著な活動
- 上記掲載コンテンツの充実により閲覧率・認知度のアップ → 本部事務局の告知情報へのアクセス度アップ
- メールやインターネット接続使用環境のない高齢の同窓生に対するフォローアップにも配慮することを忘れてはなりません。
会員同士の相互交流の場の提供
年１回程度開催される「総会及び懇親会」は、会員同士の相互交流の場を提供する大きなイベントです。
しかし、それでは１年に１回だけの相互交流の機会でしかありません。
会員同士が相互に交流をするためには、交流する「場」が必要となります。総会や懇親会の場合には「会場」となります。しかし、頻繁に「会場」を設定し相互交流をするには、費用や暇（時間）がいくらあっても足らないのが実情でしょう。
ホームページの作成にはWordPressという無料のアプリケーション（ソフト）を使用しますが、この追加機能として、「掲示版」や「フォーラム」を作成する機能があります。
この機能を活用すると、同窓会ホームページ上に、相互交流の「場」（ページ）を設定し、会員が相互に意見交換や近況紹介等を投稿することが可能です。
母校に対する各種支援
母校に対する各種支援としては、次のようなものがある。1.及び2.項については、主として学校側（又は本部同窓会）からの要望に基づき実行するもので、3.については、同窓会側の自発的な活動として実施するものです。
- 寄付行為
- 同窓会費の一部を寄付金として充当
- クラブ活動に対する個別支援のための寄付（全国大会出場等）
- ◯◯周年記念事業と銘打って、寄付金を集め提供
- 個人的な一般的な寄付
- 前項寄付に関する案内窓口業務
- 学校所在地の活性化支援
- 地方では過疎化が進み、入学者数も現象傾向が顕著
- 学校所在地の活性化 → 人口増加 → 就学児童増加 → 母校入学数増加
ＨＰ開設によって実現可能なこと
同窓会ホームページを開設することにより、直接的又は間接的に実現可能なことについて説明します。
次のような事項が可能になります。
- ホームページにより情報公開（告知）が可能
- 各種メール機能を活用が可能
- アンケートフォームを活用して効率的な情報収集が可能
- 掲示板（フォーラム）機能で会員相互交流の場を提供
ホームページにより情報公開（告知）が可能
一般公開されたホームページ上に、同窓生に対して公開・周知させることが可能となる。
- Webブラウザの検索ウィンドウに「◯◯高校同窓会」又は「◯◯@△△.org（domain名）」と入力・検索することで当該同窓会ホームページにアクセスできる。
- 同窓生限定の情報公開については、パスワード保護して限定公開タイプで公開できる。
- 前述の、同窓会活動の予定/実績、母校・故郷・同窓生の近況をタイムリーに公開することができる。
- サイト全体や特定のページ・投稿にパスワード保護措置を実施して、会員限定の情報公開も設定可能。
各種メール機能を活用が可能
総ホームページ開設サーバーの基本機能である各種メール機能を活用できる。
- ドメインメールアドレス：ホームページのドメインに紐づいた「◯◯✕✕＠△△.org（domain名）」の公式メールアドレスを作成し活用できる。（無制限に作成可能）
- 例えば、「kanjicho@dousoukai.org」（同窓会本部幹事長）という公式メールアドレスを作成してメールの送受信を実施することにより、信頼性が増す。
- このメールアドレスのアカウントを通常使用しているメールアプリ（Googleや固有ドメインメールアドレス）に追加して送受信可能。
- メーリングリスト：メーリングリストアドレス（例「staff@dousoukai.org」） に登録したメンバー間で、チャット方式でメールのやり取りが可能（双方向）
- メールの宛先に「staff@dousoukai.org」を設定してメールを送信すると、登録メンバー総員に配信される。
- 受信メールに返信すると、登録メンバー総員に返信される。
- メーリングリストに登録されたメールアドレスからしか送受信できない。
- 「１案件１メールが原則」で使用する。別の案件で返信すると、内容がゴチャゴチャになり論点がズレてしまうので要注意。
- メールマガジン：本部事務局管理者から会員メンバーに一斉配信メールができる。（片方向）
- メール管理者からしか配信ができない。また、会員メンバーからは返信ができない。
- メール文に、「配信停止手続き案内URL」が添付してあり、メンバー側で自由に配信を停止できる。
- ホームページ記事更新や特定のイベントの案内を配信、メールマガジンには概要のみを記述し、ホームページ上の詳細記事に誘導し閲覧させるような活用方法も可能 → 閲覧率や認知度向上のため
アンケートフォームを活用して効率的な情報収集が可能
WordPressにアンケートフォーム機能を追加するプラグイン「Contact Form 7」を追加して、各種アンケートを活用することができる。
- 総会、会議等の出欠アンケート、会員情報登録/更新等各種アンケート調査が実施可能
- ホームページ内の固定ページやメールに添付して活用
- アンケートに入力・送信されたら、管理者への入力通知メール、及び入力者本人への確認通知メールが自動的に配信される。
- アンケート入力データは、サーバー内データベースに自動保存され、管理画面において確認したり、ＣＳＳ形式やエクセル形式で書き出し、加工・再利用できる。
電子掲示板（フォーラム）機能で会員相互交流の場を提供
同窓会ホームページに、掲示板（フォーラム）を設置して、会員相互の意見交換や情報交換の場を提供することも可能です。
電子掲示板とは、インターネット上で記事（スレッドやトピックなどと呼ばれています）を書き込んだり、閲覧したりできる仕組みです。単に「掲示板」と呼んだり、「BBS」(Bulletin Board Systemの略語)とも呼ばれたりしています。個人が開設するものや企業の中だけに限定したものなど小規模なものから、多数の電子掲示板を集めて一つのWebサイトとして発展させた大規模なものまで、さまざまな電子掲示板が存在します。大規模なものは、投稿された記事の内容が社会的な影響を与えることもあります。
電子掲示板では、書き込まれたメッセージはWebサーバ経由でデータベースに蓄積され、別の訪問者が記事を参照すると、新たなメッセージが追加された状態で表示されます（コメントやレスと呼ばれています）。このような仕組みによって、ホームページの内容が常に最新のデータに自動更新されるため、駅の伝言板のような利用が可能になります。
- 誰でも自由に参加できる「一般公開型」や、同窓会員限定「会員限定型」、参加者を個別指定する「個別会員指定型」等ニーズに合わせて設置することが可能です。
- 会員限定型：同窓会員限定のフォーラムで、近況、趣味等について自由に発信・返信できる会員自由参加フォーラム
- 個別会員指定型：同窓会のあり方、総会運営方法等検討議題を設定し、参加者を個別に指定して討論し、結論を見出すフォーラム
- 一般的な運用形態としては
- Aさんがあるトピックを投稿する。
- BさんがAさんに返信する。
- CさんがAさん又はBさんに返信する。 といった流れで意見交換が継続されていく。
どのように表示されるか、例示します。
既存SNSとの相互連携・拡張性
SNSとは、ソーシャルネットワーキングサービス（Social Networking Service）の略で、インターネット上のコミュニティサイトのことです。ユーザーが情報発信できて、ユーザー同士でつながりを持つこともできます。プロフィールや写真の公開、メッセージの送受信、友達検索などの機能があります。個人だけではなく、企業も販売促進やマーケティングの手法として活用しています。SNSにはさまざまな種類がありますが、主流は、「LINE」「Facebook」「Instagram」の３つです。
このSNSを有効に活用することで、同窓会活動をさらに活性化することが可能です。
「同窓会等コミュニティ活動における情報拡散におけるSNS機能の活用」について、以前コンテンツ化して記事があるので紹介します。是非、一読してみてください。
ＨＰ新規作成・維持管理業務の概要と予算感
実際に役に立つ効果的なホームページを作成し、効率的かつ経済的に維持管理するためには、ホームページ作成に際し、発注及び受注側双方の業務フローや所要経費、運用時の維持管理業務や諸経費等務内容等全体的な予算感を理解しておく必要があります。
ホームページの目的は？
ホームページを作りたいという動機は、個人用としては、個人的に自分のブログを作って配信したいという人、トレンドの記事を掲載してアフィリエイト収入を得たい人等人それぞれです。
企業や団体等のホームページの場合には、会社起業に当たり取り敢えずホームページが必要という「名刺代わり」としての作成のものから、集客や商品販売促進を目的のもの、ホームページ上で商品販売するため「購入申込受付からクレジットカード決済機能まで」を装備したものまで、要求仕様は様々です。
ホームページを作成するに当たっては、まず最初に、「誰に、どのような情報を発信し、また、その結果どのような効果を得たいのか？」、即ち「ホームページ作成の目的」を明確化することが重要なポイントとなります。
作成を依頼する側即ち発注側が、この目的を明確に理解していれば、作成者側は、その目的を具現化するために必要な機能を考えて作成することが可能です。
また、閲覧者がホームページにアクセスする場合に、まず最初に「Topページ」を訪れます。そのTopページには、見せたいもの、伝えたいもの、つまり「目的」又は「目的への導線（アクセス）リンク」を集約し適切に表示することです。
ホームページ作成の流れ
ホームページを作成するに当たっては、発注者側と受注者側が、それぞれ独自に準備、作業することや、双方で調整・合意するミーティングを実施する必要があります。発注者側は、受注者側に立って発生する費用と要求仕様をタイアップさせながら説明していきます。
作成するホームページの作成規模や種類によって異なりますが、標準的なケースを例示します。
企画構成費（ディレクション費）
ホームページ制作会社の窓口になるのが、「ディレクター」と呼ばれる人です。このディレクターの稼働費が、企画構成費（ディレクション費）になります。
ディレクターの仕事は、最初の提案書作成にはじまり、必要な内容やデザインテイストの提案、スケジュール管理、サーバ構成書などの仕様策定、カメラマンなど外部スタッフの調整など、実に多岐にわたります。
ホームページ作成規模が大きくなれば、全体工数も大きくなるため、当然、制作費にかかるウェイトは大きくなり、数十万から数百万円になることも。会社によっては「全体金額の30％」とパーセンテージで提示するところもあります。
しかし、小規模のホームページ作成の場合には、それほどかからないのでご安心ください。
ホームページ作成の実作業に入る前の作業の流れは次のようになります。
・ キックオフミーティング
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・ サイトコンセプト（構成・デザイン等）提示＆承認
⬇
・ 見積提示＆合意
⬇
・ HP作成業務委託契約の締結
これらの作業にも実は経費（費用）が発生しています。ホームページ作成見積りにしっかりと計上され、「◯◯◯１式：◯◯◯◯円」と表現されるのが一般的です。
しかし、発注者側の対応者がホームページ作成に関する基本的な知識がなかったり、前述のホームページ作成目的の検討が不十分な場合には、基本的なことを理解してもらうための説明等で余分な作業が発生し、追加工数としてカウントされ高額化します。
ホームページ（デザイン）制作費
ホームページ制作やWebサイト制作の見積もりの基準は「工数」となります。
工数と聞くと一見分かりづらく聞こえますが、ホームページやWebサイトでは、仕入原価や原材料などの「原価」と呼ばれる費用のほとんどが「人件費」となります。
そのため、各工程が「何名」で「何時間」その作業にかかるかが、最終的な見積もりに大きく左右します。
また、通常、工数は1時間当たりのデザイナーやエンジニアの単価が設定されており、その時間内で各工程を算出します。
しかし、それでは見積り自体が複雑となり、分かりづらいため、作業項目の内訳別に作業内容と単価で明記をされていることがほとんどです。
例）構成ラフが✕✕✕円、デザインが✕✕✕円、コーディングが✕✕✕円といった具合となります。
そのため、制作スケジュールが長くなれば長くなるほど見積り費用は高くなると考えた方がよいでしょう。
ホームページ作成見積りにおいて使用される専門用語には、次のような用語があります。
- ディレクション：制作の進捗管理・品質管理からお客様とのお打ち合わせなど
- 構成ラフ：デザイン前のコンテンツや主な配置をまとめた構成案を行う工程
- デザイン：構成ラフをもとにカラーやテイストといったデザインを行う工程
- デザイン下層：デザインのトップページ以外を下層と呼び、デザインの要素が共通するため別計上となることが多い
- コーディング：デザイン後に実際にWebページとしてソースコードを用いる工程
- システム構築：自社内で更新を行うためのCMS（WordPressなど）による構築費用
- 撮影：カメラマンを用いて撮影を行うための費用
- アクセス解析設置：ホームページの訪問者や傾向を記録し分析するためのアクセス解析の導入設置
- ライティング：コンテンツ内の文章やインタビューを行う際のライティング費用
- ドメイン移管手続き：保有しているドメインの管理業者を変更すること
これは、大規模なホームページやWEBサイト制作をWEB制作専門会社が使用する場合であって、小規模なホームページを作成する場合には、もっと簡単な手順で低価格で作成することが可能です。
WordPressで作成する場合には、無料テーマと無料のプラグイン（機能追加）を使用すれば、ドメイン取得料とサーバレンタル料の経費がかかるだけで、WordPressの基本的なスキルがあれば、自分でそれなりのホームページが作成・運用が可能です。
もちろん、スキルがない場合には、業者に作成依頼をするしかありません。
それでも、凝ったデザインとか贅沢を言わなければ、安価で作成して運用することが可能です。
維持管理業務（維持管理費）
維持管理費には、サーバ維持管理とHP維持管理の２つがあり、内容については前述のとおりです。これらの維持管理業務のうち、「発注者側（運用者）がどれだけ担当するか？」によって、受注者側に支払う維持管理は安くもなり、高くもなります。
顧客側にこれらの維持管理業務をできる人材がいれば一番良いのですが、なかなかそうもいかないのが現実です。
弊社としましては、維持管理業務に追加して、これらの維持管理要員への要員養成プログラムも準備しております。
今回は「同窓会ホームページの作り方」に主眼をおいて説明しております。以前弊社の方で作成した「ホームページとは」というコンテンツで詳細について説明していますので紹介しますね。
見積算定基準
HPを作成する費用の見積りについては、大きく次の３つに分けられます。その区分ごとに算定基準について簡単に説明します。
- HPの仕様に関する調整・見積費用
- 算定基準に関しては、工数根拠ではなく、「１式でいくら」の場合が多い。
- 発注側のHP関連知識が不十分で、調整があまりにも難航し長期に及ぶ場合には、別途経費を請求されるケースもあり得る。
- HPを作成する費用
- サーバ借用、ドメイン取得のための初期費用も含む。
- 作業の種類によっては「式」で算定されるものもあるが、費用を左右する大きな要素は、作成ページ数や追加設定機能数（プラグイン・ウィジェット等）で、個数で算定されるのが一般的です。
- HPの維持管理費用
- HP維持管理費用には、サーバ維持管理とHP維持管理の２種類があり、月払いと年一括払いがあり、少額の場合には年一括払いもありますが、通常月払いです。
- サーバ維持及びHP維持管理のうち、定期的及び定常的に実施するものは、「式」で算定。
- HP維持管理で、投稿記事新規作成やメールアカウント追加設定等、比較的容易に安価で実施するものついては、「件数」でカウントし、月末精算で受注者側の請求により支払うケースと、月当たりの上限件数を設定しておき「式」で一定金額に設定するケースの２つがある。
サイト作成見積シミュレーション
前述の見積算定基準を元に、実際に作成経費がどれくらいかかるのかシミュレーションをしてみましょう。
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